Privacy Policy
Laatst bijgewerkt: 26-06-2024
NLV B.V. (hierna “NLV”, “wij” of “ons”) verleent diensten op het gebied van vastgoedvermogensbeheer aan Nederlandse pensioenfondsen. NLV is toegewijd aan het beschermen van de privacy en beveiliging van uw persoonlijke informatie. Dit Privacy statement beschrijft hoe NLV persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, openbaar maakt en beschermt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Verantwoordelijke organisatie
NLV is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van haar websitebezoekers, medewerkers, huurders, sollicitanten, leveranciers en andere relaties.
Ons hoofdkantoor is gevestigd aan WTC, Toren E, verdieping 10, Prinses Beatrixlaan 582, 2595 BM Den Haag. Wij staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 89393074.
Persoonsgegevens
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens omvatten alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. ‘Identificeerbaar’ betekent dat een natuurlijk persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een kenmerk zoals een naam, een adres, een identificatienummer, locatiegegevens, een online kenmerk of aan de hand van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. We kunnen onder andere de volgende soorten persoonlijke informatie verzamelen en verwerken:
- NAW-gegevens;
- Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);
- Geboortedatum;
- Geslacht;
- Burger Service Nummer (BSN);
- Informatie over huishoudenssamenstelling en inkomensgegevens;
- Informatie over het huurcontract en de huurperiode;
- Financiële informatie met betrekking tot huurbetalingen (bankrekeningnummer);
- Verzoeken met betrekking tot onderhoud en reparaties;
- Dienstverband gegevens (bijv. aantal werkuren);
- Gegevens in verband met sollicitatie bij een openstaande vacature (bijv. CV, diploma en cijferlijsten);
- Soort(en) regeling(en) waar een medewerker aan meedoet (bijv. pensioen, verzekering of cao-regeling);
- IP-adressen;
- Paspoortgegevens en paspoortkopieën;
- Juridische documenten in verband met KYC-onderzoeken;
- Arbeidsongeschiktheidsgegevens;
- Communicatievoorkeuren.
Verwerken persoonsgegevens
Wat houdt het verwerken van persoonsgegevens in?
Het verwerken van persoonsgegevens is iedere bewerking van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, opvragen, raadplegen, inzien, wijzigen, opvragen, gebruiken, verspreiden, afschermen, koppelen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
Doel en grondslag voor verwerking persoonsgegevens
NLV verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en transparant. Wij verwerken persoonsgegevens alleen op basis van een rechtmatige grondslag. De wettelijke verwerkingsgrondslag voor persoonsgegevens is de (eventuele) totstandkoming en uitvoering van een (huur-, arbeids-, (ver)koop- of opdracht-overeenkomst. NLV en eventueel haar Verwerker hebben persoonsgegevens nodig om (huur-, arbeids-, (ver)koop- of opdracht-)overeenkomsten op te stellen en uit te voeren. Daarnaast is NLV wettelijk toegestaan om persoonsgegevens te verwerken bij toestemming en bij gerechtvaardigd belang.
We gebruiken uw persoonlijke informatie voor de volgende doeleinden onder andere:
- Beheer en administratie van uw huur- of leaseovereenkomst;
- Verwerking van (huur)betalingen en financiële transacties;
- Afhandeling van verzoeken met betrekking tot onderhoud en reparaties;
- Communicatie van belangrijke informatie over uw huurovereenkomst;
- Nakoming van wettelijke verplichtingen. Bijvoorbeeld als wij een cliëntenonderzoek uitvoeren om te voldoen aan de verplichtingen vanuit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en Belastingwetgeving;
- Reacties op vacatures beoordelen;
- Screening van toekomstige medewerkers of zakelijke relaties;
- Uitvoeren van verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst tussen NLV en de werknemer;
- Om onze belangen en de belangen van onze relaties te beschermen (bijvoorbeeld door cameratoezicht of monitoring van netwerkverkeer).
Welke persoonsgegevens verwerkt NLV en waarom?
Wij verwerken in verschillende situaties persoonsgegevens. Deze Privacyverklaring is van toepassing op:
- Huurders van een huurobject beheerd door NLV;
- Zakelijke relaties (zoals leveranciers, kopers en verkopers van vastgoed en vastgoedbeheerders);
- Sollicitanten;
- Websitebezoekers;
- Contact via email.
- Huurders van een huurobject bij NLV
Wanneer u een huurobject huurt bij NLV dan verwerken wij allereerst persoonsgegevens om de huurovereenkomst met u uit te voeren. Dat houdt bijvoorbeeld in dat we huurpenningen innen, het opleveren van het huurobject aan u, maar ook voor onderhoud aan en het behandelen van klachten over de woning. Wij verwerken naast de bovenstaande persoonsgegevens, mogelijk de volgende persoonsgegevens van u (en een eventuele partner of medehuurder):
- (gegevens over) de betreffende woning (waaronder taxaties en foto’s);
- huurdersnummer;
- de huurovereenkomst;
- betalingsgegevens (bijv. gegevens over huurpenningen en betalingen);
- kopie bankpas;
- persoonsgegevens die u ons verstrekt via bijv. onze portalen, e-mail of ons contactformulier;
- de woonervaringen (bijv. klachten van en over u en/of uw partner of medehuurder);
- de persoonsgegevens die u heeft verstrekt die noodzakelijk zijn voor het aangaan van de huurovereenkomst;
- gegevens voor toegangspasjes voor onze huurders (bijvoorbeeld voor verhuurbare eenheden zoals woon- en bedrijfsruimten, wooncomplexen, kamers en parkeergarages);
- gegevens over gebreken in de woning/onderhoud;
- resultaten van onderzoeken (bijv. het know-your-customer onderzoek).
De grondslag hiervoor is gelegen in het uitvoeren van een overeenkomst met u. Daarnaast kunnen wij ook persoonsgegevens van huurders verwerken bij huurderstevredenheidsonderzoeken of voor de doeleinden, hieronder beschreven onder het kopje ’overige doeleinden’.
Huurderstevredenheidsonderzoeken
NLV voert periodiek huurderstevredenheidsonderzoeken uit. Hiervoor verwerkt NLV de volgende persoonsgegevens van u:
- naam;
- (post)adres;
- antwoorden op vragen;
- e-mailadres;
- gebruikersnamen;
- gegevens ten aanzien van het te huren of gehuurde vastgoed object;
- geslacht;
- klachten.
Dit vindt plaats op basis van het gerechtvaardigd belang van NLV om de tevredenheid van huurders te kunnen meten van en op basis daarvan te kunnen leren en ontwikkelen. Daarnaast vragen wij uw toestemming wanneer wij uw persoonsgegevens willen delen met een derde partij.
Overige doeleinden
Daarnaast kan NLV verschillende persoonsgegevens verwerken, waaronder uw naam en contactgegevens, op grond van een gerechtvaardigd belang, voor de volgende doeleinden.
- Bescherming van onze belangen en die van onze relaties: In sommige complexen beheerd door NLV hangen beveiligingscamera’s of maken wij gebruik van elektronische toegangsregistratie. Dat doen wij op basis van een gerechtvaardigd belang van NLV, haar cliënten en betrokkenen, welk belang gelegen is in het voorkomen en tegengaan van overlast, misdrijven en vandalisme en om de huurders en hun eigendommen te beschermen. NLV gebruikt de beelden en toegangsregistratie alleen in de volgende gevallen:
- na incidenten: om de aard van de overtreding vast te stellen en om daders, betrokkenen en/ of getuigen te kunnen identificeren;
- als een betrokkene specifiek verzoekt om inzage in de beelden waarop hij/ zij zelf voorkomt;
- als daar aanleiding toe is: om te controleren of iedereen zich houdt aan de voorschriften, gedragsregels of voorwaarden die gelden voor huurders.
- Klachtafhandeling, om ervoor te kunnen zorgen dat klachten adequaat worden behandeld, voor zover dat niet noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u;
- Overlast bestrijden, om voor een veilige en prettige leefomgeving te zorgen en de eigendommen van NLV en haar cliënten te beschermen;
- Het uitvoeren van overige verplichtingen die voortvloeien uit de wet.
- Zakelijke relaties (zoals leveranciers, kopers en verkopers van vastgoed en vastgoedbeheerders)
Om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving met betrekking tot de bestrijding van witwassen en de financiering van terrorisme, is NLV verplicht om alle zakelijke relaties die verband houden met de professionele activiteiten van NLV en die enige tijd zullen duren, te onderwerpen aan een cliëntonderzoek. Naast de hierboven genoemde persoonsgegevens, verwerken wij onder andere de volgende informatie:
- Statuten;
- Aandeelhoudersregister of register van certificaathouders;
- Uittreksel van de Kamer van Koophandel;
- Kopieën van identiteitsbewijzen en/of paspoorten van bestuurders, vertegenwoordigers, contactpersonen en UBO's;
- Juridische Structuuroverzicht.
- Sollicitanten
Sollicitanten die via onze website of direct met onze HR afdeling contact opnemen voor een vacature, kunnen persoonsgegevens achterlaten. Gegevens die in verband met sollicitaties met ons worden gedeeld zijn onder andere:
- NAW-gegevens;
- CV;
- Diploma;
- Cijferlijsten;
- Kopieën van identiteitsbewijzen en/of paspoorten;
- Burger Service Nummer (BSN);
- E-mailadres.
- Websitebezoekers
Via onze website verzamelen wij verschillende persoonsgegevens voor verschillende doeleinden.
Bezoekt u onze website, dan verwerken we uw persoonsgegevens met cookies. Hierbij verwerken wij uw persoonsgegevens zoals uw IP-adres. Voor meer informatie zie onze [cookiestatement link].
- Contact via e-mail
Via onze website kunt u contact met ons opnemen of u kunt direct contact opnemen met een bepaalde medewerker van NLV, zoals de AVG verantwoordelijke.
Stuurt u ons een e-mail, dan verwerken wij uw e-mailadres en eventuele andere persoonsgegevens die u in uw e-mail vermeldt, zoals uw voornaam en achternaam. Wij gebruiken deze gegevens om u antwoord te geven op uw e-mail.
Delen persoonsgegevens
Wanneer delen wij uw persoonsgegevens met derden?
NLV gaat vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dat betekent dat we alleen persoonsgegevens delen indien dat strikt noodzakelijk is en in lijn met de toepasselijk wet- en regelgeving. In alle gevallen zullen we zo min mogelijk persoonsgegevens verstrekken. In bepaalde gevallen kan het voorkomen dat NLV persoonsgegevens ten behoeve van totstandkoming of uitvoering van (huur)overeenkomsten deelt met andere partijen (naast verwerkers van NLV) of noodzakelijke persoonsgegevens doorgeeft aan een onderhoudspartij of overheidsinstellingen.
Beveiliging persoonsgegevens
Hoe beveiligt NLV uw persoonsgegevens?
NLV treft passende beveiligings- en organisatorische maatregelen, zodat persoonsgegevens veilig en op de juiste wijze worden verwerkt. Deze maatregelen omvatten onder meer bewustwordingsessies aan medewerkers, het toepassen van een gedragscode, beperkingen aan de toegang tot de persoonsgegevens, beveiliging van de IT-systemen en organisatorische maatregelen die het misbruik van persoonsgegevens voorkomen. NLV leeft de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming na en vindt het belangrijk dat persoonsgegevens worden beschermd.
Hoe beschermen we uw persoonsgegevens die we met derden delen?
Met organisaties die uw persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Daarin staat dat zij net zo veilig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens dienen om te gaan als NLV.
Bewaren persoonsgegevens
Hoe lang bewaart NLV uw persoonsgegevens?
Voor persoonsgegevens gelden soms wettelijke bewaartermijnen en anders heeft NLV bewaartermijnen bepaald. Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan deze termijnen. Ook bewaren wij uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verwerkt.
Dit zijn onze belangrijkste bewaartermijnen:
Huurders
Wij bewaren de persoonsgegevens die wij daarvoor hebben verwerkt tot maximaal 5 jaar na het einde van het huurcontract.
Persoonsgegevens inzake ontvangen klachten en verzoeken bewaren wij 2,5 jaar.
Zakelijke relaties
Wij bewaren de persoonsgegevens die wij daarvoor hebben verwerkt tot maximaal 5 jaar na het einde van de zakelijke relatie.
Sollicitanten via website
Wij bewaren de persoonsgegevens van sollicitanten op vacatures die niet zijn aangenomen indien ze toestemming geven tot maximaal 1 jaar. Indien er geen toestemming wordt gegeven tot maximaal 4 weken.
Uw rechten
Wat zijn uw rechten?
De Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) geeft u de mogelijkheid om een beroep te doen op de volgende rechten:
- Recht op Inzage, welke personen het recht geeft om in te zien welke persoonsgegevens NLV van hen verwerkt;
- Recht op rectificatie en aanvulling, welke personen het recht geeft om persoonsgegevens die door NLV verwerkt worden aan te passen;
- Recht op beperking van de verwerking, die personen het recht geeft om het aantal persoonsgegevens die door NLV verwerkt worden te verminderen;
- Recht op dataportabiliteit, welke personen het recht geeft om de gegevens die NLV verwerkt te laten overdragen aan een andere partij;
- Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid), welke personen het recht geeft om hun persoonsgegevens bij NLV te laten verwijderen.
Verzoek van uw rechten indienen
U heeft dus het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben in te zien, te corrigeren, te verwijderen, er bezwaar tegen te maken, ze te beperken, over te dragen. Indien u aan ons toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u deze altijd intrekken. Het kan zijn het accepteren van dit verzoek onderhevig is aan bepaalde voorwaarden, bijvoorbeeld dat u geen actief huurder meer bent. Als aan dit verzoek gevolg wordt gegeven, betekent dat wij daarvoor wel het recht hadden om uw persoonsgegevens te verwerken, maar daarna niet meer.
U kunt een beroep doen op hun rechten door daartoe een verzoek te versturen naar AVG verantwoordelijke. De mail of brief kan verstuurd worden naar privacy@nlv.nl of naar het adres onder contactgegevens, ter attentie van ‘AVG verantwoordelijke’.
Bij dergelijke verzoeken dient de aanvrager zich te identificeren voordat er aan een verzoek voldaan kan worden. De aanvrager voegt daartoe een (geanonimiseerde) kopie ID-bewijs toe aan het verzoek.
Verzoeken worden binnen een maand na ontvangst beantwoord. Indien zich bijzondere omstandigheden voordoen kan NLV deze termijn verlengen. NLV zal in een dergelijk geval het verzoek binnen drie maanden beantwoorden en de aanvrager binnen een maand na ontvangst van de verlenging van de termijn op de hoogte brengen.
Contactgegevens
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, kunt u ons e-mailen via het e-mailadres privacy@nlv.nl. Ook kunt u ons bereiken op dit postadres:
NLV B.V.WTC, Toren E, verdieping 10
Prinses Beatrixlaan 582
2595 BM Den Haag
Wanneer u van mening bent dat uw verzoek niet goed in behandeling is genomen of als u een klacht heeft, laat ons dit dan direct weten, dan proberen wij het samen met u zo snel mogelijk op te lossen. U heeft daarnaast ook altijd de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Aanpassingen privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring herzien en mogelijk ook wijzigen. Als we dat doen, zullen wij u hierover op onze website informeren. Wij adviseren u om deze privacyverklaring regelmatig na te lezen.